CAPITULO 1. GENERALIDADES SOBRE LOGÍSTICA.

La misión de la gestión logística.

La misión de la gestión logística es planificar y coordinar todas las actividades necesarias para conseguir los niveles deseados de servicio y calidad al menor coste posible. En consecuencia, la logística debe contemplarse como el enlace entre las necesidades de mercado y la actividad operativa de la entidad o empresa. El alcance de la logística abarca toda la organización, desde la gestión de materias primas hasta la entrega del producto terminado.¹⁰

Figura 2. Esquema de un Sistema Logístico Empresarial.

El manejo logístico en desastres y emergencias es en cierto modo diferente a la logística empresarial debido a que en esta última, la infraestructura logística trata de mantenerse operativa permanentemente, contando con espacios y personal asignado exclusivamente para estas labores durante todo el año, así como también cuenta con contratos especiales con proveedores y empresas de distribución de productos. En el ámbito del manejo de emergencias, en muchas ocasiones, la infraestructura logística se implementa in situ en el momento inmediatamente posterior al evento, con personal llegado de diferentes partes y diferentes instituciones, sin que en la mayoría de los casos existan contratos especiales con proveedores y empresas de distribución. Es común ver que las redes de transporte en emergencias es adaptada con los vehículos que están a la mano, los que dispone los gobiernos locales o los aportados directamente por entidades humanitarias que llegan para la atención de la emergencia. La implementación de sistemas logísticos, ya sea a nivel empresarial o a nivel humanitario, acarrea costos fijos y variables para el sostenimiento de la infraestructura, la contratación de personal, el mantenimiento de equipos y el control de las actividades. Sin embargo los adelantos y desarrollos logrados por la empresa privada durante los últimos años constituyen un aporte importante para ser aplicados en sistemas logísticos aplicados en el manejo de emergencias.

La gestión logística, desde este punto de vista del sistema total, es el medio por el cual se satisfacen las necesidades de los clientes a través de la coordinación de materias primas y el flujo de información que se extiende desde el mercado a través de la firma y sus operaciones y más allá de ésta hasta los proveedores. Conseguir esta integración global de la compañía requiere a todas luces una orientación completamente distinta de la que suele encontrarse en una organización convencional.

Tradicionalmente, la mayoría de las organizaciones se han visto siempre a sí mismas como entidades que existen independientes unas a otras y que de hecho necesitan competir entre ellas a fin de sobrevivir. Se tratan casi de una ética darwiniana de la “ supervivencia del más apto” la que impulsa la mayor parte de la estrategia de la compañía. Sin embargo, una filosofía de este tipo puede ser autodestructiva si conduce a una no voluntad de cooperar para competir. Detrás de este concepto aparentemente simbólico está la idea de la integración de la cadena logística de suministros.

La cadena logística de suministros.

La cadena logística es la red de organizaciones que se hallan implicadas a través de una serie de eslabones, corriente arriba y corriente abajo, en los diferentes procesos y actividades que producen valor en forma de productos y servicios depositados en las manos del consumidor último.

En la gestión logística, en su concepto más amplio, destaca la relación con la estrategia y la gestión del movimiento y almacenaje de productos desde el proveedor hasta los centros del distribuidor, pasando por el sistema del operador logístico. La complejidad de las operaciones de la cadena de suministros plantean muchos desafíos para los responsables de la Gestión Logística de proveedor y distribuidor. Gestionar y medir la productividad de la recepción de multitud de referencias (entorno distribuidor) y multitud de entregas (entorno proveedor) no es fácil, pero si posible.

Mientras que las cuestiones fundamentales sobre previsiones no han cambiado durante miles de años, queda claro que tanto el mercado como la tecnología han cambiado de forma tremenda. Hoy día muchos negocios reparten miles de productos cada semana en cientos de establecimientos. La información actual e histórica de las ventas, precio, publicidad, inventario, clientes y muchos otros puede encontrarse en los llamados almacenes de datos. Los expertos en previsión tienen a su alcance sofisticadas herramientas de análisis para extraer informes y procurar entender qué está pasando en el mercado.

Hoy las organizaciones se están enfocando cada vez más en sus “negocios básicos”, en otras palabras las cosas que hacen realmente bien y allá donde poseen una ventaja diferencial. Todo lo demás es “subcontratado”; en otras palabras, es obtenido fuera de la firma. Evidentemente esta tendencia tiene muchas implicaciones para la gestión logística, entre las cuales no es la menor precisamente el reto de integrar y coordinar el flujo de materias primas procedentes de una multitud de proveedores, a menudo extraterritoriales, y gestionar del mismo modo la distribución del producto terminado a través de múltiples intermediarios.

En el pasado se daba a menudo el caso de que las relaciones con proveedores y clientes corriente abajo (como distribuidores o minoristas) eran adversas antes que cooperativas. Todavía se da hoy el caso de compañías que buscan conseguir reducciones de costes o mejora de los beneficios a expensas de sus socios proveedores en la cadena. Las compañías de este tipo no se dan cuenta de que simplemente transferir los costes corriente arriba o corriente abajo no las hace más competitivas. La razón de ello es que en definitiva todos los costes se abrirán camino hasta el mercado final, donde quedarán reflejados en el precio pagado por el último usuario. Las compañías punteras reconocen la falacia de este enfoque convencional y buscan a cambio conseguir que toda la cadena logística como un conjunto sea más competitiva a través del valor que añade y los costes que reduce en todas partes. Se han dado cuenta que la auténtica competencia no es compañía contra compañía, sino más bien cadena logística contra cadena logística.

Debe reconocerse que el concepto de gestión de la cadena de producción, aunque relativamente nuevo, de hecho no es más que una extensión de la lógica de la logística. La gestión logística se ocupa primariamente de optimizar los flujos dentro de la organización, mientras que la gestión de la cadena logística reconoce que la integración interna en sí no es suficiente y se debe realizar también con clientes y proveedores.

La Cadena Logística se encuentra compuesta de muchos eslabones (actores y procesos), tiene 5 elementos importantes sobre los que debe girar cualquier estrategia logística. El origen y fin del círculo debe ser el cliente (la Comunidad objeto de la acción humanitaria), seguido por el manejo de inventarios, suministros, distribución, transporte y almacenamiento. Cada eslabón de la cadena logística se describe a continuación, junto con sus respectivos indicadores:

Servicio al cliente (Servicio a la comunidad objeto de la acción humanitaria): Es la satisfacción real de necesidades y cumplimiento real de la promesa de servicio. Tiene como indicadores de desempeño los siguientes: % de errores de entrada y status, tiempo de entrada y procesamiento de órdenes, órdenes por hombre y costo total del servicio a la comunidad objeto de la acción humanitaria.

Inventarios: Es el mantenimiento de niveles apropiados del producto, para satisfacer la demanda y los niveles de servicio. Tiene como indicadores de desempeño los siguientes: % nivel de servicio, % exactitud de pronóstico, ciclo de reposición, horizonte de pronóstico, rotación de inventario, costo total de manejo de inventario.

Suministros: Es el mantenimiento de recursos necesarios para satisfacer la política de inventarios. Tiene como indicadores de desempeño los siguientes: % órdenes diligenciadas perfectamente, ciclo de órdenes, órdenes de entrada por hombre y costo total de suministros.

Transporte y distribución: Componente del sistema que lleva los suministros, productos y recursos necesarios. Sus indicadores de desempeño son: % a tiempo y sin daño, % error en documentos, tiempo de tránsito, ciclo total de despacho, % de utilización de la flota, costo total de transporte y distribución.

Almacenamiento: Busca mantener niveles físicos reales de productos, suministros y recursos en general. Sus indicadores de desempeño son: % de exactitud de despacho e inventarios, ciclo de orden en el almacén, unidades por hora hombre, % del almacenaje y costo total de almacenamiento.

Sistemas de Control de Calidad.

Sistemas de Información en Logística.

Para el sector logístico, al igual que para muchos otros sectores, la información rápida y actualizada de todo lo que ocurre en el entorno es un elemento trascendental en la actividad diaria. Y es que en un mercado cada vez más exigente y competitivo, el nivel de información mantenido y la calidad de ésta, se convierten en argumentos definitivos para lograr resultados positivos.

En esta situación, los operadores logísticos se ven obligados a incorporar en sus procedimientos los sistemas de información más actualizados, con objeto de incrementar su productividad y de ofrecer un servicio rápido y eficaz a sus clientes.
Los últimos avances informáticos permiten a las empresas de transportes, por un lado, obtener una mayor eficacia de la gestión logística que satisfaga plenamente las necesidades de sus clientes y, por otro, reducir sustancialmente los costes derivados una distribución obsoleta.

A la cabeza de la revolución tecnológica se encuentra, como no, Internet. La popular red se ha convertido en una vía de comunicación imprescindible para cualquier empresa. Por ella circulan grandes cantidades de información que hacen más fácil la comunicación entre empresas logísticas y clientes.

No obstante, la utilización de la red en el sector logístico es todavía una técnica incipiente. Si bien, en los próximos años, el uso de Internet por compañías de distribución y transporte será una práctica común y necesaria en la actividad cotidiana.
Por otro lado, se han desarrollado nuevos sistemas de comunicación, como el intercambio electrónico documentos (EDI), entre la empresa logística y el cliente, y que permite la agilización de la información optimizando los plazos de entrega y la gestión de stocks.
Otro ejemplo de la aplicación de la tecnología más avanzada en la logística actual es el uso del escáner vía satélite, con el fin de realizar un seguimiento continuo a la mercancía. De esta manera, la comunicación permanente entre la central y las diferentes unidades móviles, facilita la localización de la carga en todo momento y permite solventar posibles incidencias.

Estos nuevos métodos de comunicación facilitan a las empresas la obtención de la información necesaria para desempeñar su actividad de forma eficaz optimizando sus servicios, y a la vez se convierten en una herramienta esencial para sobrevivir en un entorno inestable y altamente competitivo.

La información en el ámbito de la entrega y recepción no sólo se limita a las operaciones diarias, sino que afecta también a muchas actividades que se producen con anticipación. Por lo tanto, es importante que se realicen los siguientes pasos:

Planificar la programación del día y la hora de recepción de pedidos permite organizar las recepciones diarias, escalonando las horas de trabajo con el fin de obtener una productividad óptima de los recursos.

Medir y evaluar los resultados. Medir y evaluar las tareas nos permitirá saber si el personal y los medios de manutención son suficientes para absorber las entradas diarias de mercancías y atender a las puntas de trabajo.

Controlar las operaciones. Las estadísticas relacionadas con las entradas y salidas de mercancías del punto de recepción ayudan a diseñar los programas adecuados de la entrega y recepción.

Evaluar el porcentaje de entregas perfectas, que incluye los parámetros del pedido: cantidad, plazo y calidad según especificaciones.

En ocasiones, las ineficiencias logísticas en el área de la entrega-recepción dan lugar a reclamaciones por parte de alguno de los implicados (distribuidores, proveedores, operadores logísticos o transportistas) que se considera perjudicado por la ineficiencia. Pero también se producen ausencias de reclamaciones que se suelen interpretar como “todo va bien”, aunque no necesariamente es así.

Para saber en todo momento el nivel de eficiencia o no de la entrega-recepción se deben medir y controlar estas actividades y los servicios correspondientes de forma permanente. La información es imprescindible para la correcta gestión de la entrega-recepción.

En este sentido, las empresas deben disponer de bases de datos que ayuden a
entender las funciones y controlar los recursos que ponen en juego todos los que participan en la entrega-recepción (proveedor, operador de logístico y transportista o distribuidor).

Datos estadísticos

Para que la entrega-recepción sea efectiva es necesario disponer de una información básica sobre:

· Las descripciones del producto, tales como el peso, volumen, y tipo de presentación de la mercancía. Nos referimos a los datos relativos a las especificaciones de los productos que están almacenados en el "maestro de artículos". Proveedor y distribuidor deben actualizar y utilizar estos datos, para tener a punto toda la información de la presentación de la mercancía, lo que les permitirá realizar operaciones más rápidas y efectivas de descarga. Se trata de evitar reconfiguraciones ineficientes de la unidad de carga.

· Los estándares de proceso por actividad. Normalmente incluyen información de unidades de carga descargadas, controladas y comprobadas en recepción por hora, así como de transportes despachados por hora, y unidades de carga reconfiguradas por volumen de mercancías y hora.

· Los factores de ocupación y densidad de almacenaje de mercancía en tránsito. Esta información relaciona el número de unidades de carga que deben colocarse en un área de tránsito o estancia previa a la colocación en almacén. Son factores indirectos que condicionan la rapidez de las operaciones de la Entrega y Recepción. Por ejemplo, el escaso espacio de estas zonas puede constituir un cuello de botella ante las descargas. Esta información se emplea para valorar las actividades que conllevan los movimientos de las mercancías recepcionadas antes de almacenarse y las repercusiones que tienen sobre el flujo de las descargas.

· El movimiento de productos. Este factor relaciona la cantidad de cada producto que ha sido recepcionado durante un periodo de tiempo establecido y los recursos empleados para ello. El objetivo es conocer los recursos necesarios para realizar estas operaciones con eficiencia.

El cuaderno de servicios

El punto de partida de recogida de los datos es, la mayoría de las veces, el número de pedidos recepcionados, así como las líneas y la cantidad de producto por pedido. Esta información básica procede de la base de datos central. Conocer el número de pedidos recepcionados diariamente, semanalmente y mensualmente es un trabajo crítico en los puntos de recepción, donde el volumen recepcionado y los niveles de servicios en la Entrega-Recepción son claves para el personal implicado en este proceso, para los cambios de programación de las entregas y para el seguimiento del nivel de cumplimiento de servicios de proveedores y de horarios de recepción por parte del distribuidor. Es útil crear un cuaderno de servicios con la información anterior, mantenerlo y comprobarlo periódicamente.

Sistemas expertos aplicadas en la evaluación de la capacidad logística en instituciones humanitarias:

Los sistemas expertos son programas de computador diseñados para apoyar y complementar las decisiones gerenciales basados en simulaciones de procesos. La formulación de estos programas se basan en la experiencia y experticia de operadores, supervisores y ejecutores de tarea que durante muchos años han venido realizando determinada actividad.

Para evaluar la capacidad operativa y logística de una entidad humanitaria mediante sistemas expertos, se deben considerar los siguientes aspectos:

Variables principales:

· Infraestructura de Almacenamiento.

· Sistemas de Transportes.

· Programas de Capacitación.

· Sistemas de Telecomunicaciones e Informática.

· Aspectos Administrativos.

· Infraestructura General.

Infraestructura de almacenamiento:

· Área total de almacenamiento: alta, media, baja.

· Sistemas de Iluminación: adecuado o inadecuado.

· Inventarios Sistematizados: Sí o No.

· Medios de comunicación en bodegas y almacenes.

· Sistemas para manejo de carga pesada.

· Sistemas contra incendio, señalización y seguridad industrial.

Sistemas de Transporte:

· Número de vehículos terrestres, fluviales y aéreos.

· Programas de mantenimiento preventivo.

· Programas de reposición vehicular.

· Modelos de vehículos.

Programas de Capacitación:

· Número de personas capacitadas en logística.

· Número de cursos en logística por año.

· Número de cursos en telecomunicaciones e informática.

· Inversión anual en capacitación.

Sistemas de Telecomunicaciones e Informática:

· Nivel de permanencia.

· Accesibilidad.

· % de Cobertura en el Territorio Nacional.

· Enlace institucional.

· Programas de mantenimiento preventivo.

· Redes instaladas.

· Centros alternos de telecomunicaciones e informática.

· WEB PAGE institucional. Número de personas con E-Mail.

· Redes WAN y LAN.

· Número de computadores.

Infraestructura General:

· Sistemas alternos para generación de energía.

· Calidad de las instalaciones hidráulicas.

· Edificaciones sismoresistentes.

Aspectos Administrativos:

· Existencia de Convenios con Proveedores.

· Práctica del Justo a Tiempo.

· Sistema de Calidad documentado bajo la norma ISO 9000. Existencia de procedimientos y procesos documentados.

· Análisis de planeación estratégica bajo el esquema de evaluación de debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas DOFA.

· Benchmarking. Best-Practice.

· Procesos automatizados en oficinas.

· Preparación del personal para emergencias. Seguridad Industrial.

· Sistemas de seguridad y vigilancia.

Estos puntos sirven para evaluar la capacidad logística de una entidad humanitaria (sirven a modo de check list) que inclusive se puede utilizar sin el uso de un software para tal fin. Se puede utilizar lápiz y papel y asignar valores ponderados de 1 a 10 para tener una idea cuantificada del grado de desarrollo logístico de la entidad.

Medir los costes y el rendimiento de la logística:

Todo sistema logístico para manejo de emergencias conlleva costos asociados, los cuales en muchos casos son asumidos directamente por las entidades humanitarias participantes con apoyo eventual de gobiernos. Es importante tener un control de estos costos, si no es posible, por lo menos un estimado real de costos sirve para evaluar la eficiencia en el manejo de sistemas logísticos. Es prácticamente una radiografía de la capacidad logística de la entidad humanitaria.

Los costes más comunes asociados con el manejo de sistemas logísticos para intervención en emergencias tiene los siguientes componentes:

· Costos fijos asociados a la infraestructura construida (Bodegas, Almacenes, Parqueaderos).

· Costos asociados con servicios básicos.

· Costos de mantenimiento y sostenimiento de equipos.

· Costos de personal.

· Costos de insumos (combustibles, sistemas de energía, equipo de aseo).

· Costos asociados con sistemas de transporte (Fletes).

· Costos asociados con el manejo de sistemas de información y control (computadores, inventarios, manejo de stocks, sistemas de comunicación).

· Costos asociados con el manejo de materiales dentro de bodegas y almacenes.

· Costos asociados con el manejo de desechos.